Jeg fant en bedre måte å organisere filer på enn endeløse mapper

I lang tid har vi tvunget dokumentene og filene våre inn i den standard mappehierarkiet. Tradisjonell filhåndtering har fått oss til å holde oss til det kjente. TagSpaces befinner seg i et interessant mellomområde. Det behandler de eksisterende filene dine som en kunnskapsbase og legger til tagger, forhåndsvisninger og søk på toppen, samtidig som alt holdes lokalt og privat.

Etter å ha brukt det til hverdagsdokumenter, forskningsmaterialer og personlige arkiver, oppdaget jeg at det fungerer mindre som en fullstendig erstatning for mapper og mer som et smartere lag som utnytter vår kjennskap til merkelapper som en støtte for kunnskapsstyring. Jeg ser på TagSpaces som en god løsning for alle som ønsker noe smartere enn en alternativ filutforsker.

Tagspaces lar deg organisere filer med merkelapper i stedet for mapper

En lokal-første filbehandler som gjør stasjonen din om til en tag-basert arbeidsplass

TagSpaces er en skrivebords- og mobilapp som fungerer direkte med dine eksisterende mapper. I stedet for å importere filer til et nytt bibliotek, behandler den drevene dine som en arbeidsplass der du kan merke filer, forhåndsvise innhold og søke gjennom alt på ett sted. Du kan merke dokumenter, bilder, PDF-er, notater og til og med mapper, og deretter filtrere etter disse merkene for raskt å finne det du trenger. Morsomt faktum: Du kan også bruke emojier som merkelapper!

Det som gjør dette attraktivt i daglig bruk er at det ikke forstyrrer filsystemet ditt. Jeg ser på TagSpaces som et sterkt alternativ hvis du vil ha noe mer fleksibelt enn en enkel filutforsker. Fordi tagger lagres i filnavn eller sidecar-filer, kan du slutte å bruke appen når som helst uten å miste organiseringen din.

Et enkelt eksempel er å håndtere kvitteringer og regninger. Du kan oppbevare alt i en vanlig Dokumenter-mappe, legge til tagger som «Bibliotek», «Dokumenter» eller «Fakturaer», og senere finne de matchende filene på sekunder. Du kan være så detaljert du vil ved å lage et hierarki av tagger. Det samme systemet fungerer like godt for bilder («Familie», «Reise», «Bursdag»), forsknings-PDF-er eller mediefiler som lydleksjoner og videoer.

TagSpaces tilbyr to taggingsalternativer: Endre navn på fil og Bruk Sidecar-fil. Endre navn på fil legger til tagger i filnavnet, for eksempel ved å endre "document_name.pdf" til "document_name[Financial-Management].png," noe som gjør taggene søkbare i hvilken som helst filbehandler. Sidecar-metoden lagrer tagger i en skjult ".ts"-mappe som separate filer, men disse taggene fungerer kun i TagSpaces. Dette er en forskjell du bør ha i bakhodet.

Jeg elsker at jeg kan tilordne emojier til forskjellige filtyper, noe som er et pluss for visuelle organiserere som meg. Jeg skulle ønske muligheten til å legge til egendefinerte farger til mapper og å bokmerke filer og mapper for enkel tilgang ikke var betalte funksjoner. Men heldigvis kan du bokmerke direkte i Windows like godt.

Det er personvern-fokusert, offline, og tverrplattform

Du beholder full kontroll over filene dine og trenger ikke en konto

TagSpaces følger en streng lokal-først-tilnærming. Det er ingen obligatorisk konto, ingen innebygd sky-synkronisering, og ingen skytjener å synkronisere med. Appen kjører helt på enheten din og bruker ditt lokale filsystem eller hvilken som helst tilkoblet lagring, som en SSD, som sin backend. TagSpaces kaller det Ingen pålogging -> Ingen backend -> Ingen sporing.

Denne bevisste utformingen gjør TagSpaces spesielt attraktivt hvis du bryr deg om personvern eller jobber med sensitivt materiale. Du får bekvemmeligheten av merking, notater, forhåndsvisning, rask søk og teamsamarbeid uten å overlevere dataene dine til en tredjepart. Det betyr også at appen fungerer like sømløst i situasjoner med lav tilkobling, som under flyreiser, ute i felten eller hvor som helst med begrenset internett-tilgang.

For eksempel kan du holde et komplett prosjektarkiv på en ekstern SSD, åpne det i TagSpaces på Windows, macOS eller Linux, og fortsatt ha full tilgang til merkelapper og forhåndsvisninger når du er frakoblet. Hvis du senere synkroniserer (eller vil dele) den samme mappen ved hjelp av en tjeneste som Google Drive, Dropbox eller en selvhostet løsning som Nextcloud, forblir organiseringen intakt fordi metadataene blir med filene. Siden TagSpaces bruker tilleggsfiler eller filnavnmerking, vedvarer merkelappene på tvers av enheter og synkroniseringstjenester.

Den fungerer også som en notatapp, nettklipper og prosjektdashboard

Utover filer kan TagSpaces håndtere notater, utsnitt og visuelle visninger

TagSpaces inkluderer innebygde redigeringsverktøy for ren tekst, Markdown, PDF og HTML, slik at du kan lage notater og oppgavelister som vanlige filer på disken. Nettleserens webklippere kan lagre hele sider, skjermbilder eller bokmerker lokalt, som du deretter kan tagge og organisere sammen med alt annet. I tillegg tilbyr den visuelle visninger som Kanban-tavler, kartvisninger ved hjelp av geotagger, og tidslinjestiler basert på filmetadata. Avanserte visuelle verktøy som Kanban Perspective, Gallery Perspective, Mapique Perspective, FolderVIZ Perspective og Calendar Perspective er fristende betalte funksjoner for profesjonelle prosjektledere.

Jeg ser på TagSpaces som mindre en vanlig filbehandler og mer som et lettvekts personlig informasjonsnav laget av vanlige filer. I stedet for å spre informasjon over nettleserbokmerker, notatapper og oppgaveverktøy, kan du holde alt samlet under ett grensesnitt uten å måtte endre din eksisterende mappestruktur. Som skjermbildet viser, kan du opprette notater i forskjellige formater direkte i TagSpaces.

Dette fungerer spesielt godt for langsiktige forsknings- eller innholdsprosjekter. Du kan lagre artikler og PDF-er i en prosjektmappe, merke dem etter tema eller prioritet, skrive notater som Markdown-filer ved siden av dem (lagring av et notat med en individuell fil er en betalt funksjon), og deretter bruke TagSpaces’ søk og visuelle visninger for å bestemme hva du skal lese eller jobbe med neste. Dra filer inn i en Kanban-stil visning (for eksempel «Utkast», «Pågående» og «Ferdig»).

Prøv det som et lokalt, tag-basert alternativ i en uke

Det er vanskelig å beskrive effektiviteten til TagSpaces med ord med mindre du prøver det selv først med dine egne filer. Hvis du er nysgjerrig, start i det små. Åpne en mappe du allerede bruker ofte — som Dokumenter eller Bilder — i TagSpaces, og bruk en uke på å organisere med merkelapper og søk i stedet for å lage nye undermapper. Du vil raskt se om en merkelapp-sentrert, offline tilnærming passer måten du tenker og jobber på til daglig. Eller om mindre faktisk er mer for deg. Pro-versjonen av TagSpaces er alltid et alternativ hvis du oppdager at du liker fleksibiliteten den tilbyr.