Jeg gjorde om telefonen min til en dokumentskanner, og den er bedre enn gratisapper

Vi er ikke helt i en papirløs verden ennå. Og telefoner er nå som små kontorer. Det er fortsatt mye papir å håndtere, og det er derfor det finnes så mange gode dokument-skannerapper i appbutikker for både Android og iOS. Jeg pleide å stole på tredjeparts skannerapper, spesielt Microsoft Lens på min iPhone, fordi jeg antok at skanning på iOS var grunnleggende.

Som alt annet er også dokumentskanning en vane. Jeg innså at den innebygde dokumentskanneren i iOS ikke er en funksjon. Det er en fullstendig arbeidsflyt. Den er bygget inn i en av de viktigste appene jeg bruker på en iPhone, og skanningene mine kan enkelt overføres fra en enhet til en annen.

iPhones innebygde dokumentskanner passer perfekt

Skanning av dokumenter er innebygd i appene jeg allerede bruker

iPhone har innebygd dokumentskanning i hverdagsapper som Notater og Filer, med automatisk kantdeteksjon og perspektivkorrigering. Hvis du bruker Apple Notater, kan du skanne et dokument på sekunder, sette det inn og kommentere skanningene dine uten å installere eller sette opp noe nytt. Skriv eller bruk stemmen for å legge til tanker for kontekst ved siden av skanningene for ekstra sammenheng. Hvis det er et utfyllbart skjema, trykk på Merk-knappen for å legge til tekst eller en signatur. Du kan sette inn en lagret signatur eller lage en ny signatur.

Jeg overså opprinnelig denne umiddelbare tilgangen siden Apples dokumentskanning ikke skiller seg ut som andre funksjoner. Det er en av de skjulte Apple Notes-funksjonene du kan bruke for å berike notatskrivingen din.

Den samme praktiske tilnærmingen fungerer med dokumentskanning i Filer-appen. En av mine favorittmåter å bruke den på er å bygge en kunnskapsbase i en bestemt mappe fra avisartikler. Før jeg sender dem videre til resirkulering, passer jeg på å lagre de viktige artiklene som skanninger i en mappe via dokumentskanneren i Filer-appen. Dokumentskanneren har også innebygd OCR hvis du vil hente ut tekst og lagre den i en notat eller lime den inn et annet sted.

iPhone-skanninger ser bedre ut enn de fleste gratis skannerapper

Apples kamerarørledning gjør det tunge arbeidet for deg

iPhone bruker smart fargekorrigering, skarphet og kontrastjusteringer automatisk når du skanner dokumenter. I praksis betyr dette at teksttunge sider blir skarpe og lettleste uten at du må justere manuelt eller tukle med de få filtrealternativene.

Jeg bruker både Microsoft Lens og Apples dokumentskanner. Sistnevntes kantdeteksjon er bedre etter min erfaring. I tillegg gjør Auto-modus det veldig enkelt å skanne flersidige dokumenter. Jeg trenger ikke å bekymre meg for feiljusteringer av kantene, da kantdeteksjonen på skanneren enkelt korrigerer dem.

Autommatiske modus er rask og er standard (noe som kan være irriterende). For å deaktivere automatisk modus i Apple-dokument-skanneren (Notater- eller Filer-appen), trykk på Auto-knappen nederst på skanningsskjermen for å bytte til Manuell. Nå trykker du på utløserknappen for å ta mer gjennomtenkte skanninger.

Dokumentskannergrensesnittet er også minimalistisk sammenlignet med gratis skannerapper som overvelder deg med altfor mange filtre og skyveknapper. Apples tilnærming heller mot pålitelige standardinnstillinger fremfor endeløs tilpasning.

Prøv å skanne halvslitte kvitteringer og litt krøllete papirer. iPhone-kameraets Neural Engine gir konsekvent renere resultater enn appene jeg har brukt i mange år. Den samme Neural Engine bruker dokumentsegmentering og optisk tegngjenkjenning for å skanne og hente ut tekst fra ethvert papir du legger under linsen.

OCR og søk gjør skanninger om til permanente arkiver

Skannede dokumenter ligger ikke bare der lenger

Skannede dokumenter i Notater kan automatisk søkes i takket være innebygd optisk tegngjenkjenning (OCR). Du kan lagre og finne gamle skanninger bare ved å søke etter et ord i dem.

Jeg sluttet å tenke på skanninger som statiske bilder eller PDF-filer og begynte å behandle dem som søkbare notater. Å legge til mine egne notater eller bruke Markup-verktøy gjorde de skannede dokumentene til et mer verdifullt arkiv. Å finne den riktige kunnskapsbiten i en skannet avisartikkel senere ved å skrive inn et enkelt nøkkelord føltes som noe jeg vanligvis ville forvente fra en betalt produktivitetsapp.

Alternativet Skann tekst er veldig raskt. Bare pek telefonen mot en hvilken som helst tekstblokk, og iOS oppdager den umiddelbart og setter den inn i notatet.

PDF-er, deling og iCloud-synk fungerer sømløst

Skannede dokumenter passer naturlig inn i din Apple-arbeidsflyt

Når dokumentene er skannet, kan de lagres som PDF- eller Markdown-filer, deles umiddelbart, eller synkroniseres på tvers av Apple-enheter via iCloud. Produktiviteten din ved dokumentskanning vil øke betydelig når du kobler iPhonen din til en annen Apple-enhet. Med Continuity Camera-funksjonen kan du importere skanningene dine direkte til en Mac eller iPad. Sørg for at begge enhetene er logget på med samme Apple-ID, og at Wi-Fi og Bluetooth er aktivert.

Denne arbeidsflyten kan føles usynlig hvis du håndterer mange dokumenter. Skanningene er ikke lenger fanget inne i en tredjepartsapp. Å sende et signert dokument direkte fra Notater til Mail uten å måtte konvertere eller eksportere noe føles lettvint. Du kan også samarbeide via delingsalternativene.

Personvern er den skjulte fordelen som gratisapper ikke kan matche

Dokumentene dine blir på telefonen din, ikke på noen andres server

Når vi gir en tilfeldig utvikler tilgang til kameraet og fotobiblioteket vårt, tar vi ofte en unødvendig sikkerhetsrisiko. Markedet for tredjepartsapper er fullt av personvernproblemer. Apple behandler dokumentskanninger på enheten (og synkroniserer til iCloud som standard). Du trenger ikke å laste opp filer til tredjepartsservere. Du har kontroll over synkroniseringen og kan skru den av fra Innstillinger > iCloud.

Det alene fjerner mange tvil hvis du jobber med konfidensielle arbeidskopier eller personlige dokumenter som ID-er, skjemaer og kontrakter som du ikke vil at en tredjepartstjeneste skal spionere på.

Gratis skannerapper føles nå som unødvendig friksjon

Jeg avinstallerte ikke tredjepartsapper med en gang, men etter hvert la jeg merke til at jeg rett og slett sluttet å åpne dem. iPhone-skanneren håndterte alle daglige oppgaver jeg kastet på den. Den eneste gangen jeg fortsatt bruker en tredjepartsapp er for veldig nisjepregede arbeidsflyter, som å digitalisere gamle bilder på en ryddig måte, ikke for daglig dokumentskanning.

Som et raskt eksperiment, skann din neste regning, kvittering eller utskrevne side ved å bruke Notater-appen, og se om du savner den andre skanne-appen din i det hele tatt. Etter noen ukers bruk kan det hende at tredjepartsappen forsvinner fra arbeidsflyten din.