5 Gmail-innstillinger jeg endret for endelig å få tilbake arbeidsdagen min
Jeg spør meg ofte om vi har et sunt forhold til Gmail-innboksen vår (eller noen form for e-post). Selv i disse tidene med øyeblikkelige direktemeldinger og WhatsApp-meldinger har det ikke svekket følelsen av hastverk vi får når en ny e-post dukker opp i innboksen. Hver ping holder oss i gang på dagens tredemølle. Eller i et kappløp mot null i innboksen og lettelse fra rot.
Nylig har jeg bestemt meg for å slutte å behandle Gmail-fanen som et øyeblikkelig chatte-vindu. Endringen kommer ikke bare av disiplin. Den kommer fra å endre noen smarte innstillinger i Gmail. Disse Gmail-arbeidsflyt-tilpasningene hjalp meg med å senke hastigheten på svarene mine, redusere falsk hastverk, og skape rom for dypere arbeid i stedet for konstant besvarelse.
Ferieassistenten er ikke bare for ferier
Bruk et autosvar for å sette forventninger og redusere responspress
Hvorfor skal ferievarsleren bare komme ut under reise? Du kan omformulere den til å sende et automatisk svar til alle som sender deg e-post. I Gmail går du til Innstillinger -> Se alle innstillinger -> Generelt -> Ferievarsler, slå den på, sett en startdato, og skriv en rolig beskjed om tregere svar. Jeg bruker den under uker med dypt arbeid for å si at jeg sjekker e-post to ganger daglig.
Jeg følte meg merkelig da jeg aktiverte det på en vanlig ukedag. Det virket som om jeg later som jeg var utilgjengelig. Jeg forestilte meg folk som ble frustrerte av en robotmelding når de trengte et raskt svar på et enkelt spørsmål.
Jeg innså imidlertid raskt at klar kommunikasjon er bedre enn falske forventninger. Folk setter pris på å vite nøyaktig når jeg vil gjennomgå meldingene deres, og det automatiske svaret reduserer oppfølgings-e-poster drastisk. Selvfølgelig, hold meldingene fra den automatiske responsen profesjonelle, og ikke glem å slå den av når du ikke trenger den.
Sett en tilpasset chattstatus for å signalisere din tilgjengelighet
La kollegaer vite at de ikke skal forvente et umiddelbart svar
Hvis du bruker Google Chat/Meet sammen med Gmail, klikk på Status-rullegardinmenyen øverst til høyre ved siden av profilikonet ditt. Velg Sett en status, skriv en egendefinert melding, og sett en varighet. Du kan også krysse av for Sett som borte eller Ikke forstyrr. Denne statusen vises på tvers av Google Workspace. Hvis du ikke ser Google Chat, aktiver det fra Innstillinger -> Se alle innstillinger -> Chat og Meet -> Google Chat.
Først følte jeg meg ukomfortabel med å sende ut at jeg var «dypt i arbeid» eller «frakoblet til kl. 15.00.» Det virker selvbevisst som produktivitets-signalisering. Og det føles på en eller annen måte lettere på en Slack-kanal enn i en innboks.
Men statusmeldinger hjelper med å gjøre din tilgjengelighet tydelig. Dette er som et gjerde som beskytter tiden din uten at du senere trenger å sende en forsvarende e-post, spesielt til en leder eller sjef.
Bruk Planlagt sending for å utsette ikke-hasterespons
Hindre umiddelbare svarrekker
Når du komponerer en e-post, klikk på pilen ved siden av Send og velg Planlegg sending. Velg et foreslått tidspunkt eller velg Velg dato og tid. Du kan også se gjennom planlagte e-poster under mappen Planlagt i venstre sidefelt.
Du kan behandle e-postene dine i batch om kvelden og levere alt klokken 9 neste dag. Jeg pleide å sende svar med en gang jeg var ferdig med å skrive dem. Det føltes produktivt. Men det åpnet også for frem-og-tilbake-utvekslinger der hver e-post føltes presserende.
Nå skriver jeg utkast når det passer meg og sender det i arbeidstiden. Den lille forsinkelsen reduserer mine hastverkssignaler, hjelper meg å tenke gjennom meldingene med et klarere hode, og hjelper meg å holde meg innen sunnere grenser.
Sett slumretider som passer timeplanen din
Skyv e-poster inn i fremtiden
Hold musepekeren over en e-post og klikk på klokkeikonet for å Utsett, eller åpne meldingen og velg Utsett fra toppmenyen. Hvis du ikke ser det, gå til Innstillinger -> Se alle innstillinger -> Generelt -> Flytehandlinger -> Aktiver flytehandlinger. Du kan også utsette en gruppe e-poster og bruke E-postsveipehandlinger for å utsette dem med en sveip på mobilen. Den sidefordelen med å bruke Utsett er mindre visuell rot.
Jeg brukte knapt denne funksjonen da jeg var redd for å glemme å svare på e-postene. Men utsattiden trenger ikke å være tilfeldig. Nå setter jeg opp et tilpasset tidspunkt (for eksempel en lavenergiperiode ved lunsjtid) når sjekking av e-post ikke går utover produktiviteten.
Se på å kombinere slumre-tiden med andre Gmail-funksjoner som Nudges og Smart svar for å øke e-postproduktiviteten din.
Demper e-posttråder som stjeler oppmerksomheten din
Still støyende gruppetråder uten å slette de faktiske meldingene
Åpne en støyende samtale, klikk på tre-punkts-menyen, og velg Lydløs. Tråden hopper over innboksen din og går rett til All post. Du vil fortsatt motta meldinger, men de vil ikke kreve umiddelbar oppmerksomhet.
Jeg pleide å holde alle tråder synlige i tilfelle noe viktig skjedde. Frykten for å gå glipp av noe holdt meg knyttet til samtaler som hadde lite å gjøre med mitt faktiske arbeid. Jeg husker at jeg leste «Å bli kopiert betyr ikke å være ansvarlig» et sted!
Demper tråder er fortsatt søkbare. Hvis noen desperat trenger ditt innspill i en dempet tråd, vil de legge til e-postadressen din i "Til"- eller "Kopi"-linjen direkte, noe som automatisk fjerner dempingen av samtalen. Med proaktiv bruk av dempefunksjonen slutter innboksen din å fungere som en varslingsstrøm for andres prioriteringer.
Du trenger ikke å endre alle Gmail-innstillinger samtidig
E-postangst er ekte. FOMO er like sant. Men muligheten til å jobbe smartere med e-postene våre ligger i våre hender. Vi kan bare lære gjennom små eksperimenter. Så, slå på ferierespondenten for en dag eller to, utsett i stedet for å stjerne, og planlegg alle ikke-hastende svar. Svarene som lander i innboksen din vil være svaret på disse eksperimentene.