Jeg forvandlet min rotete Google Drive til en søkbar kunnskapsbase med Geminis nye funksjon

Google Disk har alltid blitt sammenlignet med en digital skuff. Når man tar i betraktning antall dokumenter vi går gjennom hver dag, tar det ikke lang tid før det blir en rotete skuff. Jeg organiserer Google Disk nøye, med riktige mappestrukturer og filnavn. Søkefeltet i Disk er også utmerket. Men det har aldri føltes som en faktisk annen hjerne.

Gemini endrer på det. Google har stille og rolig gjort Drive om til noe som ligner mer på en søkbar hjerne, som kan lese filene dine, forstå konteksten din og finne svar uten at du må gjøre grunnarbeidet. Nå finnes det mer enn én måte å gjøre det til en smartere assistent på, både innenfor Workspace og via Gemini. Du vil trenge en Google AI-plan for denne integrasjonen.

Legg til fra Drive når som helst et dokument

Hent kontekst fra eksisterende filer for forankrede svar

Funksjonen Legg til fra Drive i Gemini lar deg hente hvilken som helst lagret fil direkte inn i en chatøkt. Klikk på +-ikonet i Gemini, velg Legg til fra Drive, velg filen din, og trykk på Sett inn. Gemini laster den som levende kontekst umiddelbart. Den støtter Google Docs, Sheets, Slides, PDF-filer og CSV-filer uten noen konvertering, og du kan legge til flere filer samtidig for å sammenligne eller syntetisere på tvers av dem.

La oss si at du trenger å skrive en ukentlig oppdatering, kan du bare velge dine uordnede møtenotater rett fra Drive. AI-en samler den informasjonen for å generere et solid førsteutkast på sekunder, og sparer deg for oppgaven med å organisere notatene. Du kan også oppsummere filene dine med AI-sammendragsfunksjonen (Oppsummer disse filene) i Google Drive. Kombiner denne kraften med de mange ukonvensjonelle bruksområdene til Google Drive.

Når det er sagt, fungerer denne funksjonen best når filene dine er rimelig godt strukturerte. Jeg har opplevd at dårlig skrevne notater i et Google-dokument blir til en forvirrende tekstmur. Gemini vil fortsatt gjøre sitt beste, men kvaliteten på svaret avhenger av kvaliteten på kilde materialet ditt. Jeg var bekymret for personvern. Men siden jeg har full kontroll over hva det leser, ville jeg ikke laste opp virkelig private dokumenter til Google Drive i utgangspunktet.

AI-oversikter svarer på spørsmål, ikke bare forespørsler

Les dokumentsammendrag direkte i søket ditt

Google har tatt sin AI-overblikk-funksjon fra Søk direkte inn i Drive. Skriv et spørsmål på naturlig språk i Drive-søkefeltet, og Gemini genererer et oppsummert svar øverst i resultatene dine. Du kan bruke de innebygde referansene som peker til de nøyaktige filene det hentet fra. I tillegg kan du velge eller høyreklikke på en hvilken som helst fil eller mappe i Drive og be Gemini oppsummere alle filer inni den (se skjermbilde), og deretter bruke den oppsummeringen som utgangspunkt for neste steg, som å skrive en rapport eller lage en presentasjon.

Det kan også hente informasjon fra Gmail og Google Kalender, så et svar på «Hva ble vi enige om på møtet forrige måned?» kan sette sammen et dokument, en e-post og en kalenderoppføring. Det fjerner helt tidsbruken ved å klikke seg gjennom fem dokumenter bare for å sjekke en liten detalj.

Jeg pleide å stole tungt på strenge navnekonvensjoner fordi jeg aldri stolte på den innebygde søkefeltet til å finne det jeg faktisk ønsket. Jeg antok at en AI-oppsummering ville hallusinere og overse en primærkilde og gi meg feil svar. Nå, i stedet for å søke etter "Q4_Goals_v3," kan jeg spørre "Hva var de tre viktigste målene jeg satte for Q4?" og la Gemini finne svaret.

Så, det har holdt seg godt på begge områder. Hvert svar kommer med en sitert kilde jeg kan klikke på for å verifisere, noe som gjør det til en langt mer pålitelig forskningshjelpemiddel. En av mine vanlige bruksområder er å kjøre det gjennom en mappe full av avisutklipp og generere sammendrag i stedet for å lese dem enkeltvis.

Ask Gemini-sidepanelet er din forsker

Svar fra Google Drive er ett spørsmål unna

Sidepanelet Ask Gemini finnes i øvre høyre hjørne av Drive og gjør hele fillageret ditt om til en samtalegrensesnitt. Innholdsproduksjon med Gemini i Drive er bare en av de grunnleggende bruksområdene. Du kan stille brede spørsmål på hele Drive eller begrense omfanget ved å nevne en spesifikk fil med @filename eller @foldername. Som i enhver annen Gemini-samtale med spørsmål, bygger oppfølgingsspørsmål på det forrige svaret, slik at du kan kjede dem sammen på tvers av flere chatter uten å miste konteksten.

Først føltes det å åpne et sidepanel for å «chatte med Drive» som bortkastet verdifull skjermplass og en distraksjon. Jeg var så vant til å bruke Googles Drives søketips og manuell lesing, i stedet for å tenke på et chat-prompt som et utgangspunkt i en tom boks.

Men hvis du har hamstret mange filer, er det en enorm tidsbesparelse. Ask Gemini lar deg stille komplekse spørsmål på tvers av hele ditt digitale liv. Du kan instruere det til å gå gjennom dokumentene dine, kalenderoppføringene dine og Gmail-meldingene dine samtidig for forskning. Sidepanelet respekterer spesifisitet. Jo mer presist spørsmålet ditt er, desto skarpere blir svaret. Du kan til og med prøve meta-prompting med Gemini for å legge til mer struktur og syntaks til dine grunnleggende prompts.

Når jeg først hadde tilpasset meg en ny AI-basert arbeidsflyt, ble sidepanelet det første stedet jeg går til før jeg åpner noen filer. Det har forvandlet Drive fra et lagringssystem til en naturlig, samtalebasert samarbeidspartner.

Prøv å be kjøringen din planlegge din neste uke

Åpne Google Drive i dag, velg filene for ditt kommende prosjekt, og be Gemini om å lage en prioritert huskeliste for uken din. Eller, bare oppsummer en samlet mappe for å få hovedideen. Det er en liten måte å oppleve AI-automatisering på og se hvor mange gratis minutter du kan få tilbake når du slutter å lete etter tapte dokumenter.