Hvordan lage delt bestillingsside i MS Bookings

Å koordinere møter med eksterne kunder samtidig som interne teammedlemmer inkluderes, kan være en logistisk utfordring. Den tradisjonelle metoden med å balansere Outlook-kalendere og lange e-poster fører ofte til en frustrerende frem-og-tilbake-prosess. Microsoft 365 tilbyr en strømlinjeformet løsning - Delt bookingside. Ved å dele en enkel lenke kan eksterne deltakere se tilgjengelige tidspunkter for alle nødvendige deltakere og bestille umiddelbart, noe som eliminerer gjetting og skaper en sømløs, profesjonell opplevelse. I dette innlegget skal vi se hvordan man kan opprette en delt bookingside i MS Bookings.

Opprett delt bestillingsside i MS Bookings

Standardbrukere kan ikke slette en Bookings-side; bare Microsoft 365-administratorer kan gjøre det, noe som gjør planlegging viktig for å unngå rotete back-end-situasjoner. Du må gjennomgå kravene nedenfor.

• Bare Microsoft 365-administratorer kan slette en Bookings-side.
• Standardbrukere har ikke lov til å slette sider.
• Planlegging er avgjørende for å unngå å lage unødvendige sider.
• Vurder å legge til nye «Tjenester» på eksisterende sider i stedet for å opprette nye.
• Kartlegg brukstilfeller på forhånd for å opprettholde en ryddig back-end.

Hvis du oppfyller kravene som er oppført her, følg trinnene nedenfor.

1. Lag grunnlaget
2. Konfigurer standardtjenesten og tilgang
3. Tilpass tjenester for spesifikke team
4. Skaler bookingen din

La oss snakke om dem i detalj.

1. Lag grunnlaget

For å begynne, naviger til Microsoft Bookings-startsiden (login.microsoft.com). Velg Opprett en bestillingsside. Du vil få valget mellom å enten lage en fra bunnen av eller kopiere en eksisterende mal. For et nytt initiativ er det vanligvis enklest å starte fra bunnen av.

Her vil du navngi siden din og sette standard åpningstider for virksomheten. Selv om du senere kan justere tilgjengelighet per tjeneste, etablerer dette grunnplanen for hele siden. Etter dette vil du legge til dine ansatte. Du kan bare legge til brukere som allerede er i din Microsoft 365-leietaker. På dette stadiet er det lurt å legge til alle relevante teammedlemmer, selv om de ikke vil bli brukt i hver tjeneste. Du kan senere tildele spesifikke ansatte til spesifikke møtetyper.

2. Konfigurer standardtjenesten og tilgang

Deretter vil du sette opp standardtjenesten. I utgangspunktet malen for din første møtetype. Du vil definere standard varighet (f.eks. 30 minutter) og sette standard tilgjengelighet.

En avgjørende innstilling er å bestemme hvem som kan bestille. For å lage en lenke som kan deles eksternt med kunder eller leverandører, må du velge Hvem som helst-alternativet. Dette genererer en offentlig tilgjengelig lenke. Når disse innstillingene er bekreftet, klikker du Opprett. Din basisside er nå live. Du kan dele bestillingssiden din via e-post ved å skrive inn e-postadressene til mottakerne du vil nå. Du har også muligheten til å inkludere en tilpasset melding. Denne målrettede tilnærmingen sikrer at bestillingssiden din blir delt med personer som mest sannsynlig vil engasjere seg i tjenestene dine.

3. Tilpass tjenester for spesifikke team

Den virkelige kraften til en delt bookingside ligger i å opprette spesifikke tjenester innenfor den. Hvis du trenger separate lenker for møter med forskjellige teammedlemmer (f.eks. Møte med Ingeniør A vs. Møte med Ingeniør B), naviger til fanen Tjenester på din nye side.

Når du redigerer en tjeneste, kan du finjustere detaljene:

• Grunnleggende detaljer: Gi møtet et navn og slå på alternativet Legg til nettmøte for å sikre at en Microsoft Teams-lenke genereres automatisk.
• Tilgjengelighet: Sett minimumsforhåndstid (f.eks. 9 timer for å forhindre bestillinger samme dag) og maksimumsforhåndstid (f.eks. 30 dager i forveien) for å kontrollere hvor langt frem i tid folk kan planlegge.
• Tildel personale: Dette er det mest kritiske trinnet for delt reservasjon. Velg alternativet Tildel alt av ditt valgte personale. Ved å krysse av for flere navn (f.eks. deg selv og en kollega), sikrer du at lenken kun viser tilgjengelighet der begge personer er ledige samtidig.
• Tilpassede felt: Du kan legge til obligatoriske felt i bestillingsskjemaet, for eksempel Firmanavn, for å kvalifisere potensielle kunder før møtet finner sted.
• Varsler: Konfigurer automatiske e-postbekreftelser og påminnelser for å redusere uteblivelser.

Pass på å fylle ut disse feltene med riktige opplysninger.

4. Skaler bookingen din

Hvis du vil lage forskjellige alternativer for den samme tjenesten, som tre separate lenker som kobler deg til tre forskjellige ingeniører, trenger du ikke å starte fra begynnelsen hver gang.

Hold musen over den eksisterende tjenesten og velg Kopier tjeneste. Dette dupliserer alle innstillingene. Gi møtet et nytt navn, oppdater delen for Tildel ansatte for å gjenspeile de nye teammedlemmene, og lagre. Denne metoden lar deg generere en rekke tilpassede bookinglenker på noen minutter.

Til slutt, gå videre og del møtet ditt med organisasjonsmedlemmer.

Hvordan slette en delt bestillingsside i MS Bookings?

Å slette en delt bestillingsside er ikke like enkelt som å klikke på en sletteknapp i Bookings-appen. Det er fordi når du oppretter en delt bestillingsside, oppretter Microsoft automatisk en tilsvarende postboks i Exchange Online for å administrere kalenderen og personaloppgavene.

Kun en Microsoft 365-administrator kan permanent slette en delt bookingside. Standardbrukere vil ikke se et slettealternativ noe sted i Bookings-grensesnittet.

Slett via Microsoft 365 administrasjonssenter

• Gå til Microsoft 365 administrasjonssenter på admin.microsoft.com.
• Gå til Brukere > Aktive brukere.
• Finn kalenderoppføringen for bestillingen (den vil ha samme navn som din delte bestillingsside).
• Velg det og klikk Slett bruker

Slett via Exchange Online PowerShell

Hvis du er komfortabel med PowerShell, kan du også fjerne bookingpostboksen direkte.

Koble til Exchange Online PowerShell

Run Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox to list all booking mailboxes

Run Remove-Mailbox -Identity <YourBookingCalendar> to delete the specific one

Etter sletting, vent omtrent 30 minutter for at endringene skal behandles fullt ut og for at siden skal bli utilgjengelig

Kan ikke opprette en delt bestillingsside i MS Bookings

Hvis du ikke klarer å opprette en delt bestillingsside i MS Bookings, må du sørge for at du har følgende privilegier.

• Lisensverifisering: Du trenger en kvalifiserende lisens som Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, eller visse Enterprise-planer (E1, E3, E5) for å opprette delte bookingsider.
• Bookings aktivert på leietakernivå: Selv med riktig lisens kan en administrator ha deaktivert Bookings for organisasjonen. Kjør denne PowerShell-kommandoen for å sjekke: Get-OrganizationConfig | Select BookingsEnabled. Hvis den returnerer $false, bruk Set-OrganizationConfig -BookingsEnabled $true for å aktivere den

Men hvis du har rettighetene, tøm nettleserens (Edge og Chrome) buffer, prøv et inkognitovindu, eller test med en annen nettleser.