Vennligst slutt å invitere roboter til nettmøtene dine

Gitt hvor populære AI-assistenter har blitt, har du sannsynligvis sett mer enn noen få i dine nettmøter i det siste. Og selv om AI-notatere kan være nyttige, kommer de med en rekke andre problemer som du bør tenke gjennom før du inviterer dem til alle samtalene dine.

Fra måten de reflekterer over deg på til potensielle problemer med datadeling, er ikke AI-møteassistenter bare positive. Jeg har sett dem i stadig større antall i det siste, og jeg er ikke alltid fornøyd med det.

Å sende en bot i stedet for deg er smakløst

Hvis du ikke gidder, hvorfor skal andre gjøre det?

Mitt største problem med AI-notatprogrammer, som med mange av mine innvendinger mot AI, er det menneskelige elementet. Siden AI-notatprogrammer ble utbredt, har jeg vært med på mange møter der noens AI-notatprogram deltok i møtet, selv om personen ikke var til stede.

Dette er utrolig dårlig etikette. Møtet var ikke viktig nok til at du skulle bruke tiden din på det, så du sender en AI-bot i stedet? Hvorfor skulle jeg bruke tiden min på å delta i samtalen når du ikke gidder å gjøre det? Det er som å sende en assistent for å delta på et fysisk møte for deg, uten å først fortelle gruppen at du ikke kan være der.

Nå, dette er den mest negative måten å se det på. Virkeligheten er ofte mer velvillig. Når du registrerer deg for disse notattakerne, blir de automatisk med i alle møtene dine (noe som er et eget problem vi vil diskutere snart). Så hvis du er syk og går glipp av et møte, vil du sannsynligvis ikke tenke på å kansellere AI-ens tilstedeværelse på det møtet.

Uansett virker det dristig å se «Bobs notatskriver» be om å bli med på en samtale når Bob ikke engang er til stede. Hvis den blir sluppet inn, fyller den opp deltakerlisten og kan ta opp plass i videofeed-ruten. Du må ta deg tid til å innse dette og kaste notatskriveren ut av samtalen, siden tilstedeværelsen skaper flere problemer.

AI-notatskrivere tar opp alt

Hver kommentar blir ført til protokoll

„Notetaker“ er ikke det riktige ordet for disse AI-botene. De tar ikke notater over de viktigste punktene; de registrerer hele møtet. De gir en oppsummering og handlingspunkter, men hele transkripsjonen er tilgjengelig dersom man ønsker det. Alt du sier lagres som en del av protokollen fra møtet, som møtearrangøren (og muligens alle inviterte) kan se.

Selv om verktøyet må gjøre dette for å fungere skikkelig, endrer dets tilstedeværelse dynamikken i en samtale. Når folk vet at de blir tatt opp, er de mer tilbøyelige til å sensurere seg selv for å unngå å bli tatt ut av kontekst, si noe feil, eller på annen måte ha en registrering av sine tabber. Hvis en mindre gruppe blir på samtalen i noen minutter etter at alle andre har gått, blir diskusjonen deres en del av den offisielle protokollen.

I motsetning til en menneskelig notatskriver, oppfatter ikke AI-boter nyanser. Den vil ikke oppdage når noen tuller, og den kan ikke lese de visuelle signalene du ga mens du snakket. Det kan føre til at notatene blir mindre nyttige eller gir et dårlig inntrykk av deg. Du stoler på de samme AI-verktøyene som ofte ikke kan svare på enkle spørsmål, for å nøyaktig forklare hva som skjedde i et møte.

Her er det en forskjell mellom å bruke en bedriftsgodkjent AI-notatskriver for hver samtale og at deltakerne bruker de verktøyene de selv ønsker. Du har sannsynligvis blitt gjort kjent med eventuelle AI-verktøy som er offisielt godkjent av arbeidsgiveren din, så du kan lese deres bruksvilkår, spørre HR om omfanget av bruken, og lignende. Dette resulterer også i at alle ser de samme notatene.

Men hvis seks personer på møtet bruker like mange forskjellige notatverktøy, blir talen din tatt opp og analysert av et halvt dusin AI-selskaper. Og det er trygt å anta at selskapene bak disse notatverktøyene bruker dataene dine for å videreutvikle modellene sine. Det er mye å forvente av kollegaene dine bare for at du skal slippe å ta noen få notater.

Disse verktøyene sprer seg uten at du merker det

Alle får en AI-notatskriver

Du kan melde deg på en AI-notatskriver for én viktig samtale, slik at du kan fokusere uten å bekymre deg for notater. Men du vil snart oppdage at du får mer enn forventet. De fleste av de store notatskriverne får deg til å logge inn med Google- eller Microsoft-kontoen din, og gir dem deretter tilgang til kalenderen og kontaktene dine. Når du gjør det, vil den bli med på alle dine planlagte møter.

Dette går enda lenger. En av de mest populære notatverktøyene, Otter.ai, sprer seg som et virus ved å bruke en tvilsom metode. Alle som var på et møte med noen som bruker Otter, får tilsendt en e-post etter samtalen. Denne inneholder en lenke med sammendraget og notatene. For å se noe som helst må du imidlertid registrere deg for Otter selv.

Når du gjør det, oppfordres du sterkt til å logge på med e-postkontoen din, og deretter fortsette syklusen med å la Otter delta i alle møtene dine. Dette øker brukerantallet til Otter ved kontinuerlig å lure folk til å legge til verktøyet i sine egne møter og «hjelpsomt» dele notatene med andre.

En høyere tetthet av bruk av AI-notattakere betyr at de andre problemene som ble diskutert, blir mer hyppige.

Bygde AI-verktøy er mer passende

Den beste løsningen er allerede der

Til tross for alt jeg har sagt, er jeg ikke helt imot AI-notatskrivere. Jeg var hovednotatfører i mange møter før disse verktøyene ble tilgjengelige, og jeg setter pris på å slippe å bære den mentale belastningen med å ta klare, konsise notater samtidig som jeg fortsatt følger med og er til stede selv. Dette er den typen kjedelig oppgave som er en perfekt kandidat for at AI kan håndtere.

Den beste løsningen for dette er å bruke notatverktøyet som er innebygd i møteverktøyet du bruker. Google Meet, for eksempel, har Gemini-notater som registreres i et enkelt Google-dokument. Møtevert kan velge om notatene skal sendes til alle som var invitert, bare medvertene, eller bare de som er en del av organisasjonen.

Dette gjør det enklere å kontrollere hvem som kan få tilgang til den innspilte informasjonen, og unngår tull som med Otter og lignende verktøy. Det lar også en arbeidsgiver bruke ett enkelt verktøy som de stoler på og som passer inn i de eksisterende arbeidsflytene deres. Og til slutt varsler det alle på samtalen om at den blir tatt opp, i stedet for å gjøre det skjult i bakgrunnen.

Bruk AI-boter i møter på en ansvarlig måte

AI-notatskrivere er et nyttig verktøy for å holde oversikt over høydepunkter, slik at du kan være fullt til stede på møtene dine. Men hvordan du bruker dem er viktig. Ikke send dem i ditt sted og gi meldingen om at samtalen ikke er viktig for deg. Ikke delta i en viral spredning bare for å la dine kolleger få tilgang til notater. Og sørg for at alle er klar over når de blir tatt opp av AI.