Excel-sikkerhet er en myte: Passord og skjulte rader vil ikke beskytte dataene dine, men dette vil

Excel er designet for å være transparent og for beregning, og det er nettopp derfor det er så dårlig til å holde på hemmeligheter. Det tilbyr mange måter å holde dataene dine skjult på, men ikke ta dette for å være ekte sikkerhet. Her er hvorfor dine «beskyttede» data er mer utsatt enn du tror.

Myte 1: "Hvis jeg skjuler disse radene, kan de ikke se dataene"

Du har en kolonne med sensitive påslagssatser eller en rad med rotete mellomregninger, så du høyreklikker og velger "Skjul." I tankene dine er nå dataene trygt ute av syne. Men i virkeligheten er det å skjule en rad eller kolonne et formateringsvalg, ikke en sikkerhetsprotokoll—Excel setter rett og slett bredden til null. Dataene er fortsatt der, de er fortsatt aktive, og viktigst av alt, de er fortsatt utrolig lett å finne.

Alt noen trenger å gjøre for å avsløre dine "hemmelige" data er å trykke Ctrl+A for å markere hele arket, høyreklikke på en hvilken som helst overskrift, og velge "Vis skjulte", så kommer de nulllengdekolonnene tilbake i full visning.

Myte 2: «De vil aldri se på skjulte faner»

Hvis det å skjule en rad er den digitale ekvivalenten av å lukke øynene og tro at ingen kan se deg, er det å skjule en regnearkfane som å sette opp et «Ikke gå inn»-skilt på en dør laget av silkepapir. Det er kanskje det mest vanlige «sikkerhetstiltaket» i Excel, men det er også det enkleste å omgå.

Når du høyreklikker en fane nederst i arbeidsboken din og velger "Skjul," forsvinner arket fra navigasjonslinjen. For mange skaper dette en følelse av "utsyn borte, tanker borte." Du kan tro at rådataene, pivottabellene eller sensitive oppslagsdataene dine er trygt gjemt bort i en privat bakside, men hvem som helst kan enkelt høyreklikke på enhver gjenværende synlig fane og klikke "Vis."

Myte 3: "Svært skjulte ark er den ultimate hemmelige hvelvet"

Avanserte brukere som vet at standard skjuling ikke er veldig sikker, vender seg ofte til xlSheetVeryHidden-egenskapen, som er tilgjengelig gjennom Visual Basic for Applications (VBA)-editoren (Alt+F11).

Når et ark er «svært skjult», vises det ikke engang i standardmenyen «Vis skjult», så det ser ut som om dataene rett og slett ikke eksisterer.

Dette er trolig den farligste myten av dem alle fordi den føles trygg: du har gått under panseret for å skjule dataene dine, så du antar at de er beskyttet mot nysgjerrige øyne. Dette kunne imidlertid ikke vært lenger fra sannheten. Hvis noen ønsker å se de skjulte dataene, kan de enkelt følge den samme fremgangsmåten du brukte for å gjøre regnearket veldig skjult, men i stedet velge «xlSheetVisible.»

Hvis det ikke fungerer, kan de bruke disse trinnene i Power Query for å kikke bak kulissene:

1. Gå til Data > Hent data > Fra fil > Fra Excel-arbeidsbok og velg filen.
2. Velg et synlig ark og klikk på «Transformer data.»
3. Inne i Power Query Editor klikker du på det første trinnet (vanligvis kalt Kilde) i delen Brukte trinn til høyre.
4. Se på hovedlisten over alle objektene i arbeidsboken, og klikk på "Tabell" i Datakolonnen på arket som er veldig skjult.

Myte 4: "Passord for arkbeskyttelse er uknuselige"

Hvis du noen gang har passordbeskyttet et regneark via fanen Gjennomgang, har du sannsynligvis følt at du låser dataene dine i en digital safe.

Det er imidlertid viktig å forstå hensikten bak denne funksjonen: Excels regnearkbeskyttelse er laget for datas integritet, ikke for dataprivacy. Dens formål er å gjøre et ark uredigerbart, ikke usynlig.

Til tross for denne hensikten, hvis du bruker en moderne, ukryptert XLSX-fil, kan det passordet omgås på omtrent 30 sekunder ved bruk av Windows Filutforsker og Notisblokk. Hvis noen ønsker å knekke passordet ditt, trenger de bare å:

1. Endre filtypen fra .xlsx til .zip.
2. Åpne mappen og gå til xl/worksheets/.
3. Åpne XML-filen for det beskyttede arket i Notisblokk.
4. Finn og slett taggen som ser ut som .

Når de lagrer filen og gjenoppretter .xlsx-utvidelsen, er passordet borte.

Det ene unntaket: Filnivå-kryptering

Hvis du går til Fil > Info > Beskytt arbeidsbok > Krypter med passord, bruker Excel AES-256-kryptering, som gjør XML-filene inne i ZIP-filen uleselige. Uten passordet kan filen ikke åpnes ved å bruke trinnene ovenfor fordi filene i seg selv er uleselig tøv. Dette er det eneste interne Excel-verktøyet som gir faktisk, moderne sikkerhet.

Hva du bør gjøre i stedet: Ekte Excel-sikkerhet

For å beskytte Excel-dataene dine, må du slutte å tenke i termer av «å skjule» og i stedet tenke i termer av «å fjerne».

• Prinsippet om «ren kopi»: Dette er den eneste idiotsikre metoden for total sikkerhet. Før du deler en fil, kopier de relevante dataene og bruk Lim inn verdier for å fjerne alle underliggende formler og skjulte kilder. Hvis de sensitive dataene ikke er i filen du sender, kan de ikke gjenopprettes.
• Power Query "Last til": Dette er den profesjonelle måten å dele resultater på uten å dele logikken din. Utfør tunge beregninger og datasamlinger i en privat masterfil. Deretter kan du i filen du deler offentlig bruke Power Query til å hente kun resultatene fra masterfilen. Dette sikrer at andre kun kan se de endelige tallene. For full trygghet kan du slette tilkoblingen før du sender, slik at det kun blir igjen en statisk tabell med resultater.
• OneDrive Personlig hvelv: For lokal sikkerhet legger Personlig hvelv til et lag med tofaktorautentisering (2FA) til selve mappen. Selv om noen får tilgang til enheten din, trenger de fortsatt et passord for å åpne mappen. Beskyttelsen opphører imidlertid så snart filen sendes ut av hvelvet via e-post.
• Krypter filen: Hvis du trenger å beholde dataene i arbeidsboken, men unngå at uvedkommende får tilgang, krypter filen med et passord (Fil > Info > Beskytt arbeidsbok > Krypter med passord).
• SharePoint og mappetillatelser: Stol på serverbasert tilgangskontroll i stedet for filnivå-triks. Riktige tillatelser sikrer at hvis noen ikke skal se dataene, skal de heller ikke kunne laste ned eller åpne filen i utgangspunktet.

Excel er en kalkulator i verdensklasse, ikke et digitalt hvelv. Bruk filnivå-kryptering for å låse døren, og fjern fysisk sensitiv informasjon eller utregninger for å ødelegge bevisene. For å virkelig rense en Excel-fil, bruk Dokumentinspektøren (Fil > Info). Dette verktøyet finner skjulte rader, svært skjulte ark og usynlig metadata, og sletter dem helt fra filens kode. Hvis du vil gjøre regnearket ditt helt anonymt, er dette ditt siste steg.