Outlook brukte 15 GB på laptopen min, og jeg innså det ikke før jeg så på riktig sted

Nylig begynte laptopen min å gå tom for lagringsplass. Så jeg sjekket de vanlige mistenkte som store nedlastinger, for mange videoer og glemte apper. Men ingen av dem forklarte lagringsproblemet. Jeg kunne ikke finne den virkelige synderen. Av nysgjerrighet bestemte jeg meg for å grave litt dypere i systemmapper som jeg aldri hadde sett på før. Jeg fant ut at Microsoft Outlook faktisk tok opp mye plass på laptopen min.

Den overraskende delen var at Outlook selv ikke så oppblåst ut. Appen fungerte normalt, og jeg fikk ingen varsel om lagringsplass der. Dessuten hadde jeg ikke lastet ned noe uvanlig. Faktisk lå problemet gjemt i Outlooks cache. Og det er derfor det tok meg så lang tid å legge merke til det.

Hva er Outlook-buffer

Og hvorfor blir det så stort

Når vi bruker Microsoft Outlook, viser det ikke bare e-postene våre fra skyen. Det lagrer også en lokal kopi av postboksdataene våre, slik at vi kan få tilgang til e-postene våre raskere og til og med arbeide offline. Dette gjør i utgangspunktet ting raskere, ettersom Outlook ikke alltid må hente alle dataene fra skyen hver gang du åpner det. Disse lokale dataene lagres i en OST (Offline Storage Table)-fil, og inkluderer e-postene dine, vedlegg, kontakter, kalenderdata og mer.

Selvfølgelig er disse lagrede dataene nyttige, men problemet er at de vokser veldig raskt. Som standard laster Outlook ofte ned alle e-postene dine. Dette inkluderer alt fra meldinger og vedlegg til kalendere og kontakter. Hvis du har flere kontoer eller ofte håndterer store filer, kan Outlook-cachen vokse til flere titalls gigabyte over tid.

I mitt tilfelle var det kombinasjonen av mange års e-postsynkronisering, bufrede mapper jeg ikke visste om, og midlertidige data som jeg aldri slettet. Jeg merket aldri noe problem før Outlook allerede hadde tatt en stor del av lagringsplassen min.

Hvor Outlook skjuler sin cache

Tar opp gigabytes utenfor synet ditt

Hovedårsaken til at jeg ikke la merke til dette problemet tidligere er at Outlook ikke viser cachen i appen. I stedet lagrer den cachen i en skjult systemmappe. Det er ikke i mappen Programfiler eller Dokumenter. Du kan aldri komme over den mens du tilfeldig blar gjennom enheten din.

På Windows ligger det under C:\Users\[DittNavn]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Slik kan du finne det:

Trykk på Windows + R -tastene for å bruke Windows Kjør-boksen.
Skriv: %localappdata%\Microsoft\Outlook og trykk Enter.

Når jeg åpnet denne mappen, var problemet åpenbart. Jeg så OST-filer, og en av dem var enorm — og tok opp mesteparten av de manglende 15 GB. Hvis du vil sjekke størrelsen, høyreklikk på filen, velg Egenskaper, og sjekk størrelsen under fanen Generelt.

I tillegg finnes det en RoamCache-mappe som lagrer midlertidige data, og den kan også bygge seg opp over tid. Du kan finne den i %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache.

Hvorfor sletting av filer ikke er den riktige løsningen

Administrer cachen i stedet

Min første impuls var å slette den store filen og få tilbake plassen min. Selvfølgelig vil mange av oss føle det samme, men det er ikke den riktige måten å håndtere problemet på. Hvis du sletter hele OST-filen, vil det også slette noen kritiske data fra enheten din. Som et resultat kan du miste viktige offlinefiler. I tillegg kan det føre til treg ytelse og synkroniseringsproblemer. Og selv om du gjør det, vil Outlook bygge opp alt på nytt fra bunnen av.

Derfor trenger du ikke å slette filene blindt. I stedet må du håndtere hurtigbufferen. Dette vil hjelpe deg med å kontrollere hvor mye data Outlook lagrer i utgangspunktet.

Hvordan administrere Outlook-cache

Her er hva som faktisk fungerte for meg

Når jeg først skjønte hva som skjedde, bestemte jeg meg for å gjøre noen målrettede endringer. Disse hjalp meg med å frigjøre plass, og gjorde også Outlook raskere.

Begrens hvor mye e-post som lastes ned

Heldigvis gir Outlook deg kontroll over hvor mye av postboksen din som lagres lokalt. Så i stedet for å synkronisere alt, bestemte jeg meg for å begrense det til nylige e-poster. Slik gjør du det:

Åpne Outlook og gå til Fil > Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger
Dobbeltklikk på e-postkontoen din og finn glidebryteren Hold e-post offline.
Du kan nå endre det fra Alle til noe som 6 måneder.
Sørg for å starte Outlook på nytt.

Dine eldre e-poster vil ikke forsvinne, så du kan fortsatt få tilgang til dem på nettet. Men de vil ikke bli lagret på enheten din nå.

Tøm de midlertidige RoamCache-filene

Outlook oppretter også midlertidige cache-data i mapper som RoamCache. Dette inkluderer ting som autofullføringsdata og kalenderdata. Du kan trygt slette disse filene for å rydde opp og fikse ytelsesproblemer på enheten din.

Lukk Outlook og trykk Windows + R
Skriv: %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache
Inne i mappen, velg alle filer og slett dem. Bare sørg for at du ikke sletter selve mappen.
Åpne Outlook på nytt.

Dette vil fjerne uønsket midlertidig data uten å påvirke e-postene dine.

Administrer store vedlegg

I mitt tilfelle var vedlegg en av de største bidragsyterne til hurtigbufferen. Dette inkluderte PDF-filer, presentasjoner og videresendte dokumenter. I stedet for å la vedleggene hope seg opp, begynte jeg å slette dem manuelt.

Jeg søkte etter e-poster som var større enn 20 MB. Dette hentet umiddelbart opp meldinger med store vedlegg. Jeg arkiverte viktige e-poster og lagret nødvendige vedlegg på min bærbare før jeg fjernet dem fra Outlook. Ja, det tok litt tid. Men det reduserte også den totale plassen Outlook brukte.

Slå av unødvendig synkronisering

Mens jeg gjorde alt dette, oppdaget jeg også at Outlook synkroniserte mer enn jeg egentlig trengte. Over tid har jeg lagt til flere kontoer og mapper. Outlook beholdt lokale kopier av alle, selv for dem jeg sjelden brukte. For å fikse dette fjernet jeg gamle/ubrukt e-postkontoer og begrenset hvilke mapper som ble synkronisert.

Resultatene etter å ha fikset Outlooks buffer

Outlook-cache er nyttig, men den kan også bli en av de største lagringssyndene hvis du aldri sjekker den. Når jeg begynte å administrere Outlook-cache, var forskjellen umiddelbar. Jeg frigjorde en stor del av verdifull lagringsplass, og Outlook føltes også mer responsiv. Nei, den 15 GB store cachen forsvant ikke umiddelbart. Men over tid krympet den betydelig ettersom Outlook tilpasset seg de nye innstillingene. Viktigst av alt, cachen sluttet å vokse ukontrollert.