Excel-snarveien som gjør datainntasting raskere (Ctrl+Enter)

Mange tror at Enter-tasten i Excel bare brukes for å gå ned en rad, og at Ctrl er for snarveier som kopier eller lim inn. Men når de brukes sammen, låser Ctrl+Enter opp skjulte funksjoner som endrer hvordan data kommer inn i rutenettet og hvordan du bekrefter formler, og sparer deg fra den repetitive arbeidsflyten som gjør deg tregere.

Valgsending: Fylle ikke-tilstøtende celler på sekunder

Den standard Excel-fyllhåndtaket—den grønne firkanten i hjørnet av den valgte cellen—er flott for lineære data. Den er veldig bra til å dra verdier ned en kolonne eller over en rad, men denne arbeidsflyten bryter sammen i det øyeblikket målcellene ikke er sammenhengende (med andre ord, de berører ikke hverandre).

Når datainntastingskrav er spredt over et regneark, må du bruke utvalgssendingslogikken til Ctrl+Enter. Først holder du Ctrl-tasten nede mens du klikker på ulike celler i arket for å lage et ikke-sammenhengende utvalg.

Slipp deretter Ctrl-tasten, og skriv inn verdien, for eksempel en dato, en kategori eller en plassholder som CHECK, i formellinjen, og overskriv eventuelle eksisterende verdier eller formler.

Nå, for å gjøre denne endringen i alle de valgte cellene, trykk Ctrl+Enter.

Formateringsbespareren: Masseredigering av formler

Å oppdatere en formel over et eksisterende område innebærer ofte en designutfordring. Standardmetoder som fyllhåndtak, Ctrl+D eller kopier-lim er aggressive og overskriver eksisterende formatering.

Av disse grunnene vinner Ctrl+Enter. Den behandler utvalget som destinasjon og formellinjen som kilde. Siden du redigerer formelen mens hele området allerede er valgt, bruker Excel den nye logikken på alle cellene samtidig. Den kopierer ikke fra én celle til en annen - den sender ut oppdateringen. Dette lar kantlinjer, skriftfarger og all annen formatering være helt uberørt.

Slik gjør du det:

1. Merk alle cellene der den nye formelen skal settes inn.
2. Skriv inn den nye formelen i formellinjen.
3. Trykk Ctrl+Enter

Selv om den aktive cellen (D2) er rød og fet, beholdt de påfølgende cellene i kolonne D sin opprinnelige formatering da jeg brukte Ctrl+Enter-metoden for å endre 0,1 til 0,15 i formellinjen.

Hva med formler i Excel-tabellkolonner?

Hvis du jobber i Excel-tabeller, håndterer programvaren vanligvis beregnede kolonner automatisk. Med andre ord, hvis du skriver en formel i den øverste cellen i en kolonne og trykker Enter, utløser dette en automatisk lynutfylling som ikke forstyrrer tabellformateringen din.

Men tabeller er ikke alltid perfekte. Hvis du tidligere har overskrevet en bestemt rad med en manuell verdi, kan den automatiske funksjonen slutte å fungere for å unngå å overskrive din manuelle unntak.

I disse tilfellene er det beste å velge hele kolonnen, skrive inn den nye formelen og trykke Ctrl+Enter for å tvinge en manuell overstyring uten å ødelegge tabellformateringen.

Datareningsninjaen: Gå til Spesial og blanke

Denne teknikken er en livredder for datasett med "hull"—et vanlig problem i rapporter eksportert fra eldre systemer eller PivotTabeller. I disse oppsettene blir ofte en kategori eller dato oppført bare én gang øverst i en gruppe, etterfulgt av flere tomme rader som implisitt antas å ha samme verdi. For å sortere eller filtrere disse dataene, må du fylle disse hullene.

Ved å kombinere Gå til Spesial med Ctrl+Enter, kan du fylle tusenvis av tomme celler med riktig data på sekunder. Først, velg området eller områdene som inneholder tomme celler, og trykk Ctrl+G > Alt+S for å åpne dialogboksen Gå til Spesial. Der, kryss av for «Tommer» (eller trykk K), og trykk Enter.

Nå som bare de tomme cellene er valgt, skriv =, og trykk på Opp-pilen for å velge cellen over den aktive cellen. I dette tilfellet er celle B3 aktiv, så ved å trykke på Opp-pilen velges celle B2.

Nå, trykk Ctrl+Enter for å fortelle Excel å fylle den tomme cellen med verdien rett over, og bruk denne handlingen på alle de valgte cellene samtidig.

Fellen med sikkerhet først

Siden denne metoden bruker formler (som =A2), er dataene fortsatt levende. Dette betyr at hvis du deretter sorterer arket, brytes referansene, og dataene dine blir rotet til. For å fikse dette, umiddelbart etter Ctrl+Enter-sendingen, med cellene fortsatt valgt, trykker du Ctrl+C for å kopiere dem, og deretter Ctrl+Shift+V (eller Ctrl+Alt+V > V > Enter i andre versjoner av Excel) for å gjøre disse formlene om til permanente verdier eller tekst.

Stå-fast-trikset: Fokus og flyt

Som standard utfører Enter-toetsen to handlinger: den bekrefter inndataene dine og flytter markeringen til cellen under. Selv om dette er nyttig for rask listeføring, skaper det en pingpong-effekt når du trenger å utføre flere handlinger på cellen du nettopp har skrevet i.

Å bruke Ctrl+Enter for enkel celleinntasting lagrer dataene, men beholder markeringen akkurat der den er. Denne tilsynelatende lille endringen eliminerer behovet for å navigere tilbake til cellen med musen eller piltastene.

Dette er et viktig verktøy for hypotetiske scenarier. Hvis du justerer en variabel, som for eksempel en skattesats eller en rabattprosent, for å se hvordan det påvirker et diagram eller en totalsum i regnearket ditt, vil du at fokuset skal forbli på inndatacellen. Ved å bruke Ctrl+Enter kan du skrive inn et nytt tall, se resultatene oppdatere seg i hele arket, og umiddelbart skrive inn et annet tall uten at markeringen hopper bort.

Verdien av Ctrl+Enter ligger ikke bare i de sekundene det sparer under en enkelt oppgave—den ligger i reduksjonen av de små friksjonene ved å dra, rulle og velge celler på nytt. Men det er bare en del av produktivitets-puslespillet. Hvis du ønsker å spare enda mer tid på dine daglige regnearkoppgaver, bør du begynne å utnytte andre viktige Excel-tips for å fremskynde arbeidet ditt, som å bruke Navneboksen for navigering, fryse vinduer for å unngå å rulle for langt, og tilpasse Verktøylinjen for hurtigtilgang.