Denne skjulte høyreklikkmenyen gjør det 10 ganger raskere å flytte Excel-data

Jeg har brukt år på å se folk flytte data i Microsoft Excel ved å klippe ut, sette inn tomme rader, lime inn, og deretter slette det gamle tomrommet. De fleste innser ikke at det finnes en høyreklikk-og-dra-meny som håndterer alt dette i én bevegelse.

Problemet: 'Sett inn og slett'-dansen

Mange Excel-brukere har en spesiell muskelminne for å flytte data. Hvis de vil flytte et blokk med celler fra midten av et regneark til et nytt sted uten å overskrive noe, kan prosessen se slik ut:

1. Høyreklikk destinasjonen og velg «Sett inn» for å opprette et tomt område.
2. Gå tilbake til de originale dataene, velg dem, og trykk Ctrl+X for å klippe dem ut.
3. Gå til det tomme området og trykk Ctrl+V for å lime inn.
4. Gå tilbake til det opprinnelige stedet (som nå er et gigantisk tomrom) og slett de gjenværende radene eller kolonnene.

Denne firetrinnsprosessen er ikke bare tidkrevende, men også utsatt for feil. Hvis du hopper over et trinn, kan du ved et uhell overskrive data på destinasjonen din eller etterlate tomme, spøkelsesrike rader som ødelegger tabellens sorterings- og filtreringslogikk.

Selv den vanlige metoden med venstreklikk og dra fungerer ikke. Hvis du velger et område og drar det med venstre musetast, legger Excel enkelt og greit dataene oppå det nye stedet. Hvis det allerede finnes data der, får du en advarsel som spør om du vil erstatte det. Vanligvis vil du ikke det — du vil flytte det og få alt annet til å gli ut av veien.

Løsningen: Høyreklikk og dra

En mye raskere måte å flytte data i Excel på er å bruke en musebevegelse mange ikke engang har tenkt på å prøve: å dra med høyre musetast i stedet for venstre. Denne enkle endringen gjør en destruktiv overskriving om til en smart innsetting.

Først velger du cellene, radene eller kolonnene du vil flytte. Hold deretter markøren over den tykke kanten av markeringen til den blir til et firveis-pil-ikon.

Deretter holder du nede høyre museknapp, drar markeringen til det nye stedet, og slipper museknappen akkurat der du vil at dataene skal havne. I det øyeblikket du gjør dette, vil du se en kontekstmeny med en liste over alternativer som ikke er tilgjengelige noe annet sted på båndet.

Øverst i denne menyen vil du se standardkommandoene Flytt og Kopier, men den virkelige magien ligger i midtseksjonen—Shift-kommandoene.

Skift-og-flytt-magien

Shift-kommandoene er verktøyene som lar deg hoppe over hele innsettings- og sletteprosessen i Excel uten bivirkningen av å overskrive eller etterlate hull. Når du velger en av disse, klipper Excel dataene fra opprinnelsen, lukker hullet, og skyver deretter eksisterende data på destinasjonen for å gi plass.

Avhengig av hvor du plasserer dataene dine, vil du se to hovedalternativer:

1. Flytt ned og flytt: Dette kutter utvalget og setter det inn på destinasjonen, og skyver de eksisterende cellene nedover. Dette er standardmåten å omorganisere rader eller flytte et datablokk til en vertikal liste på.
2. Shift til høyre og flytt: Dette gjør det samme, men skyver de eksisterende cellene til høyre. Bruk dette når du vil skyve en blokk med data inn i en horisontal rad eller endre rekkefølgen på kolonner.

Hvorfor denne metoden er tryggere

Når du bruker den vanlige klipp-og-lim-metoden, er det lett å beregne feil hvor mange rader du trenger å sette inn. Hvis du ikke setter inn nok, kan du overskrive data. Hvis du setter inn for mange, får du hull og ødelegger formateringen din.

Med Shift-kommandoene håndterer Excel matematikken. Det beregner nøyaktig hvor mange celler du må flytte for å få plass til utvalget ditt, så det er en ikke-destruktiv flytting som bevarer integriteten til regnearket ditt.

Lim inn spesielt: Verdier, koblinger og formater

Mens hovedformålet med høyreklikk-og-dra-handlingen er å flytte data, fungerer denne bevegelsen også som en hurtigvei for Lim inn spesial-kommandoer. I stedet for å navigere på båndet eller huske spesifikke hurtigtaster, kan du håndtere avanserte datatransformasjoner mye enklere.

Her er de mest nyttige strømalternativene i menyen.

Selvtrekk-trikset

Du trenger ikke engang å flytte data til et nytt sted for å bruke disse funksjonene. Hvis du vil konvertere en kolonne med formler til verdier på stedet, velg ganske enkelt kolonnen, høyreklikk kanten, dra den én kolonne til høyre, og dra den deretter tilbake til sin opprinnelige plassering. Når du slipper musen, klikker du på «Kopier hit som verdier» i kontekstmenyen, og formlene dine erstattes umiddelbart med resultatene deres.

Profftips: Bytt kolonner på sekunder

En av de mest vanlige handlingene i Excel er å omorganisere kolonner, og handlingen med høyreklikk og dra er den raskeste og sikreste måten å gjøre dette på.

Anta at du vil bytte kolonnene B (Kategori) og C (Representant). For å gjøre dette, velg kolonne B ved å klikke på kolonnebokstaven øverst. Hold deretter musen over kanten av markeringen til markøren med fire piler vises, og høyreklikk og dra kanten til kolonne D (kolonnen rett til høyre for målet ditt).

Slipp deretter museknappen og klikk på «Shift høyre og flytt.»

Dette høres bakvendt ut fordi kolonnen du flytter til høyre faktisk ender opp til venstre for målet ditt. Imidlertid refererer "Forskyv til høyre" til hva som skjer på destinasjonen. Du forteller Excel å ta de eksisterende dataene i kolonne D og skyve dem til høyre for å lage plass til dine nye data. Fordi den opprinnelige kolonne C deretter sklir inn i det tomme gapet som kolonne B etterlater, bytter de to kolonnene effektivt plass.

Å flytte og kopiere data er ikke den eneste høyreklikk-trikset som kan gjøre arbeidsflyten din raskere i Microsoft Excel. For eksempel kan du bruke gesten til å duplisere grafikk, tilpasse statuslinjen, velge fra en midlertidig rullegardinliste, eller aktivere skjulte filtere-snarveier.